AVG Overeenkomst

Algemeen

Vriendenkoor in Echt moet net zoals alle overige verenigingen in Nederland voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zoals die in mei 2018 van kracht is geworden. Om hieraan te voldoen heeft Vriendenkoor de nodige activiteiten ondernomen. In dit document volgt daarvan een korte weergave. Als eerste punt de voorbereiding op de invoering van AVG, daarna de invoering van AVG binnen Vriendenkoor en het onderhouden van de verplichtingen inzake AVG. Tenslotte wordt het privacybeleid omtrent het gebruik van de website besproken.

Voorbereiding op de invoering van AVG

Het bestuur heeft zich op verschillende manieren op de hoogte gebracht van AVG. Natuurlijk door de verordening te lezen maar ook door bijeenkomsten inzake AVG te bezoeken die toegespitst waren op de gevolgen van AVG voor verenigingen en door de nodige documentatie op te vragen (zowel op papier als digitaal). Daaruit is een goed beeld ontstaan van wat de verplichtingen voor een vereniging zijn met als kernpunten dat een vereniging moet vastleggen welke persoonsgegevens er worden opgeslagen, waarvoor die gebruikt worden en dat de leden voor dat gebruik ook toestemming geven.
Toen dat bekend was zijn de leden uitgebreid geïnformeerd. Als eerste door er tijdens de repetities aandacht voor te vragen en daarna door de regelgeving uitgebreid te behandelen op de jaarvergadering van dinsdag 15 mei 2018. Daar is ook met de leden afgesproken dat er een overeenkomst met ieder van hen wordt afgesloten waarin het gebruik van persoonsgegevens na de invoering van AVG wordt vastgelegd

Daadwerkelijke invoering van AVG

Aan iedereen die op 1 augustus 2018 lid was van Vriendenkoor (de zogenaamde bestaande leden) is een AVG overeenkomst aangeboden om het gebruik van de persoonsgegevens te regelen. Ook aan niet actieve leden en bijzondere leden zoals de dirigent en de beschermheer is een overeenkomst aangeboden. De al bekende persoonsgegevens waren op deze overeenkomst voor-ingevuld zodat deze gegevens alleen nog maar hoefden worden aangevuld of eventueel aangepast. Bij de overeenkomst zat een begeleidende brief waarin nogmaals kort de invoering van AVG werd uitgelegd. En op de achterzijde van de overeenkomst staat een korte uitleg over de onderdelen -A tot en met D- van de overeenkomst aangevuld met extra informatie over de AVG zoals bijvoorbeeld de begrippen data-lek en verwerkingsovereenkomst.
De volledigheid van het inleveren van de overeenkomsten is bewaakt en alle retour ontvangen overeenkomsten worden fysiek in een map bewaard.

Zie de bijlage “AVG overeenkomst” en “AVG overeenkomst begeleidende brief bestaande leden”.

Aan nieuwe leden die zich aanmelden na 1 augustus 2018 wordt dezelfde overeenkomst aangeboden maar dan wel met een andere begeleidende brief. Hierin staat ook weer kort de invoering van AVG uitgelegd en ook de melding dat deze gegevens tevens de persoonsgegeven zijn voor het inschrijven als lid van Vriendenkoor. Ook het inleveren van deze overeenkomsten is bewaakt en alle retour ontvangen overeenkomsten worden fysiek in een map bewaard.

Zie de bijlage “AVG overeenkomst begeleidende brief nieuwe leden”.

Onderhouden van de verplichtingen inzake AVG

Als eerste bewaken we zorgvuldig de volledigheid van onze overeenkomsten met de leden. Bij nieuwe leden vindt steeds het afsluiten van een overeenkomst plaats en bij het einde van het lidmaatschap wordt de overeenkomst verwijderd.
Daarnaast houden we actief bij wie buiten Vriendenkoor -met instemming van het bestuur- gebruik maakt van de persoonsgegevens van de leden. Met deze partijen sluiten we verwerkingsovereenkomsten. Een goed voorbeeld hiervan zijn de drukkers van onze affiches en van ons verenigingsblad de “Kwartnoot”.
Tenslotte zorgen we ervoor dat we bij samenwerking met andere verenigingen goed bewaken dat we beiden aan onze verplichtingen inzake AVG voldoen.

Tenslotte

De invoering van AVG is een goede zaak. Privacy is erg belangrijk en moet goed bewaakt worden. Voor verenigingen brengt het echter veel extra werk mee op een vakgebied waarin niet iedereen thuis is. Het bestuur van Vriendenkoor gaat er van uit dat Vriendenkoor met de bovenstaande aanpak voldoet aan de regelgeving van AVG.

Privacybeleid website

Ons website-adres is: https://vriendenkoorecht.nl.

Welke persoonlijke gegevens we verzamelen en waarom we die verzamelen

Reacties

Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de gegevens getoond in het reactieformulier, het IP-adres van de bezoeker en de browser user agent om te helpen spam te detecteren.

Cookies

Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of je naam, je e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor jouw gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Indien je een account hebt en je logt in op deze site, slaan we een tijdelijke cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Deze cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd zodra je je browser sluit.

Zodra je inlogt op de ledensectie, zullen we enkele cookies bewaren in verband met jouw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Zodra je uitlogt van jouw account, worden login cookies verwijderd.

Ingesloten inhoud van andere websites

Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, etc.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere website heeft bezocht.

Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.

Hoe lang we jouw data bewaren

Wanneer je een reactie achterlaat dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.

Welke rechten je hebt over je data

Als je een account hebt op deze site of je hebt reacties achter gelaten, kan je verzoeken om een exportbestand van je persoonlijke gegevens die we van je hebben, inclusief alle gegevens die je ons opgegeven hebt. Je kan ook verzoeken dat we alle persoonlijke gegevens die we van je hebben verwijderen. Dit bevat geen gegevens die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligingsdoeleinden.

Waar we jouw data naartoe sturen

Reacties van bezoekers kunnen door een geautomatiseerde spamdetectie service geleid worden.

Jouw contactinformatie

In geval van vragen of onduidelijkheden, neem contact met ons op.